Lønbogholder

Lønnen udføres typisk af en lønbogholder, dog kræves det ofte at en virksomhed har en hvis størrelse, før de decideret har en lønbogholder ansat og ikke bare en allround bogholder, der beskæftiger sig med debitorbogholderi, kreditorbogholderi og lønbogholderi.

Lønbogholderen skal sørge for at lave løn til medarbejderne hver 14 dag eller pr. måned. Virksomhederne har typisk timeløns ansatte på 14 dages løn eller månedsløn og ofte funktionæransatte, plus at direktøren også indgår i denne lønkørsel. Lønnen laves inden udgang af måned, således at lønnen er til disposition hos medarbejdernes konti til senest d. 1. Løn bogholderens rolle i bogholderiet er vigtigt, en lønbogholder sidder med mange frotrolige informationer, og det er også årsagen til man centraliserer lønbehandlingen til en lønbogholder, for undgå at for mange mennesker har adgang til de ansattes lønvilkår.

Når lønkørslen er lavet skal lønbogholderen lave månedlig og årlige afstemninger over til SKAT, feriepenge, ATP og pensionsordninger, således at man sikre at alt bliver indberettet korrekt og betalt.

Feriepenge og feriekort er et tungt arbejde og vedholdige, især hvis der er svingerdøre i medarbejderstaben. Når lønnen laves beregnes feriepengene samtidig og betales som udgangspunkt indtil feriekontoen, men i særlige tilfælde kan virksomheder selv tilbageholde feriepenge på deres egen bank.

Det kræver en brancheforeningsaftale med en bankgaranti for ferieforpligtigelserne, i dette tilfælde udbetaler virksomheden selv feriepengene til de ansatte i stedet for de ansatte selv anmoder om feriepenge via udbetaling Danmark.

Lønadministration

Lønadministrationen er stor, der er ikke kun lønbehandling. Når lønnens skal laves ligger der en ansættelseskontrakt som grundlag for den løn der skal udbetales. Lønvilkårene kan være meget forskellige afhængigt af hvordan konstruktionen i ansættelseskontrakten er sammensat.

En funktionær vil som udgangspunkt få en fast månedsløn, men en sælger vil have en provisionsordning og en afdelingsleder vil have en bonusordning.

En timelønnet medarbejde indleverer et arbejdskort eller timekort, alle disse input skal administreres af lønbogholderen i lønadministration til et output.

Outputtet bliver en lønseddel og skulle meget gerne stemmer overens med de ansattes forventninger til udbetalt løn, det skaber store problemer så snart lønnen ikke passer, det skaber mistillid og de ansatte risikerer at miste tillid til ledelsen.

I Lønadministrationen skal en lønbogholder også varetage sygefravær, barsel, elever eller hvis virksomheden har en flekjobber. Der skal ansøge om refusion hvis medarbejderne har været fraværende, i Lønadministrationen tilhører en masse personalejura udover det rent bogføringsmæssigt i et lønsystem og regnskabsprogram.

I Lønadministrationen varetages udarbejdelse af ansættelseskontrakter hvis virksomheden ikke har en selvstændig HR-afdeling, hertil ligger der en masse regler om opsigelse afhængigt af om det er timelønnet eller funktionær ansatte.

I forlængelse af opsigelse af generelle vilkår for de ansatte, så er der mange virksomheder der er tilmeldt en overenskomst, og heri ligger arbejdsopgaven for lønbogholderen at varetage kommunikation med fagforening og holde sig opdateret for nye og gældende regler der gælder for fagforeningsmedlemmer og ajourføre virksomhedens vilkår i ansættelseskontrakterne.

Lønprogrammer

Vi arbejder med alle lønprogrammer, de mest anvendte er Bluegaardens dataløn & Multiløn, Danløn, kvikløn og Proløn. Vi anbefaler lønprogrammet Danløn fordi det er det nemmeste og billigste at arbejde i.

Vi hjælper vores kunder med opsætning i lønprogrammet af deres virksomhed og medarbejdere i lønprogrammet, overflytter evt. saldo historik på medarbejdere. Vi kører de første lønkørsler sammen med virksomhed og sikre at virksomheden er klar til selv at lave lønnen i Danløn inden vi giver slip.

Vi kan varetager det hele, dog har vi erfaret at lave et setup hvor vi uddanner kunden selv i at kunne lave lønnen i Danløn, har været mest effektiv og billigst for kunden. Det virker underligt at skulle outsource arbejde til kunden, som vi selv kunne varetage, men vi se langsigt i vores sammenarbejde, og ønsker en kunde der kan betale os langsigt, derfor skal vi også være med til at optimerer deres økonomi.

Løn bogføring

Bogføring af løn er lidt kompliceret og indeholder mange posteringer for en hel lønkørsel. Den måde man bogfører lønnen på i et regnskabsprogram, er at man akkumulerer alle medarbejdernes løn, timelønnet som funktionæransatte.

Den samlet sum bogføres ind som debet i resultatopgørelsen som en omkostning og i passivsiden i balancen som en skyldig post. Den skyldige post udlignes så når penge hæves fra banken, udbetaling af nettoløn, A-skat og Am-bidrag mv.

I lønbogføring starter det med et grundlag i lønprogrammet, de fleste lønprogrammer kan eksporterer data over til regnskabsprogrammer, hvilket for enkle lønbogføringsprocessen utroligt meget. Eksisterer denne mulighed ikke, må man manuelt afstemme lønposteringsbilaget i excelark og kontrollere at de poster der skal bogføres i regnskabet stemmer lige meget i debet og kredit.